Nếu bạn đang quan tâm về vị trí nhân viên lễ tân và muốn biết các thông tin có liên quan như: Nhân viên lễ tân làm gì? Có nên làm lễ tân không? Học ngành nào để làm công việc này? Các yêu cầu đối với nhân viên lễ tân là gì? Mức lương cơ bản của lễ tân ra sao?... Hãy tham khảo ngay bài viết được Cao đẳng Du lịch và Công Thương chia sẻ dưới đây để có câu trả lời cụ thể nhất!

1. Nhân viên lễ tân là ai?

Nhân viên lễ tân (Receptionist) là khái niệm để chỉ người phụ trách công việc ở quầy lễ tân – một bộ phận chính tại khu vực tiền sảnh của khách sạn, nhà hàng hay công ty trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Họ là người tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi trực tiếp đầu tiên với khách hàng. Đây là lý do vì sao nhân viên lễ tân được đánh giá là bộ mặt của công ty. Chất lượng phục vụ của một khách sạn, nhà hàng có được đánh giá tốt hay không phụ thuộc rất lớn vào hiệu suất hoạt động của quầy lễ tân.

Nhân viên lễ tân là người làm việc tại quầy lễ tân

Đội ngũ nhân viên lễ tân nhanh nhẹn, tác phong chuyên nghiệp, giao tiếp khéo léo sẽ giúp khách hàng có ấn tượng, thiện cảm tốt với đơn vị.

Trên thị trường việc làm hiện nay, nhân viên lễ tân là vị trí được nhiều bạn trẻ hướng đến.

2. Mô tả công việc của nhân viên lễ tân

Giống như các bộ phận khác, lễ tân cũng có những trách nhiệm, công việc riêng trong quá trình vận hành của mỗi công ty, doanh nghiệp. Tùy vào đặc thù công việc, yêu cầu, quy định ở mỗi công ty mà nhiệm vụ của nhân viên lễ tân sẽ có sự khác nhau. Song, về cơ bản thì đều bao gồm các công việc cơ bản sau:

- Chào hỏi, tiếp đón đối tác, khách hàng, giải đáp thắc mắc, xử lý các vấn đề của khách hàng một cách trực tiếp hoặc thông qua điện thoại,...

- Nhân viên lễ tân nhà hàng hoặc tòa nhà có trách nhiệm chỉ dẫn cho khách hàng số phòng, vị trí thang máy,...

- Thực hiện tiếp nhận, lưu giữ hồ sơ, thông tin của đối tác, khách hàng quan trọng.

- Tiếp nhận cũng như xử lý những cuộc gọi từ khách hàng.

- Luôn đảm bảo tốt vấn đề vệ sinh cho khu vực lễ tân. Tuân thủ đầy đủ các quy tắc, quy định của doanh nghiệp, tổ chức.

- Chịu trách nhiệm về sự an toàn của văn phòng bằng cách tuân thủ mọi quy định an toàn, đồng thời kiểm tra những người ra/vào thông qua bàn lễ tân dựa trên việc theo dõi sổ nhật ký, phát và kiểm tra thẻ thông hành của khách hàng.

- Theo dõi số lượng văn phòng phẩm tồn kho, tiến hành đặt hàng khi cần thiết.

- Phối hợp với những đơn vị có liên quan trong quá trình thực hiện, xử lý các công việc chung.

3. Có nên trở thành nhân viên lễ tân hay không?

3.1 Công việc, nhiệm vụ đa dạng

Như đã đề cập ở trên, ngoài trực điện thoại, làm các thủ tục check in/check out cho khách hàng,... nhân viên lễ tân cần phải luôn chuẩn bị tâm thế sẵn sàng để tiếp nhận, xử lý tất cả các vấn đề phát sinh, lời góp ý hay sự phàn nàn của khách hàng, đối tác về chất lượng dịch vụ. Ngoài ra, đôi khi lễ tân cũng được khách hàng nhờ hỗ trợ những công việc khác như: sắp xếp tour du lịch, bắt taxi, đặt nhà hàng, mua vé tham quan,...

Công việc của lễ tân khá đa dạng, có thể học được nhiều kiến thức, kinh nghiệm hữu ích khi làm việc

Có thể nói, công việc của nhân viên lễ tân là vô cùng đa dạng, người làm tại vị trí này có thể học hỏi được nhiều kiến thức, kinh nghiệm hữu ích, thú vị, có thể ứng dụng trong tương lai.

3.2 Cơ hội thăng tiến trong nghề cao

Nhân viên lễ tân được đánh giá là bộ phận có cơ hội thăng tiến khá cao và hấp dẫn. Nếu biết cách học hỏi, trau dồi và tích lũy đầy đủ những kiến thức, kỹ năng cần thiết trong quá trình làm việc, không ngừng cố gắng để có thể xử lý ngày một tốt hơn các công việc được đưa ra từ cấp trên hay yêu cầu từ khách hàng, bạn hoàn toàn có thể thăng tiến nhanh chóng, từ vị trí nhân viên lễ tân lên giám sát lễ tân, đến trưởng bộ phận lễ tân, phó giám đốc lễ tân và tổng giám đốc lễ tân. Đặc biệt, người làm tại vị trí này có thể đưa ra yêu cầu điều chuyển bộ phận nếu muốn.

3.3 Mở rộng mối quan hệ xã hội

Việc tiếp xúc với nhiều đối tượng khách hàng, đối tác khác nhau mỗi ngày có thể giúp lễ tân mở rộng các mối quan hệ xã hội của bản thân một cách đáng kể. Qua đó, nâng cao cơ hội tìm hiểu được nhiều nét đặc trưng văn hóa khác nhau của nhiều nước, khu vực, rèn luyện kỹ năng giao tiếp, khả năng nắm bắt tâm lý khách hàng,... giúp công ty trở nên thuận lợi, hiệu quả hơn.

3.4 Mức lương, thưởng hấp dẫn

Theo khảo sát trên thị trường việc làm hiện nay thì mức lương của nhân viên lễ tân tuy không quá cao nhưng lại khá hấp dẫn và được hưởng thêm các khoản chia phí dịch vụ.

4. Học gì để ra làm lễ tân?

Tính đến thời điểm hiện tại, chưa có trường lớp nào cung cấp chương trình đào tạo chuyên ngành Lễ tân. Tuy nhiên, nếu muốn theo đuổi công việc này, bạn có thể theo học các chuyên ngành khác có liên quan như ngành quản trị nhà hàng - khách sạn, du lịch - khách sạn, ngành quản trị nhân lực để được trang bị những kiến thức cơ bản, cần thiết cho công việc này.

Hoặc bạn cũng có thể lựa chọn theo học tại các khóa học nghiệp vụ lễ tân chuyên nghiệp để rút ngắn thời gian học tập cũng như tăng sự trải nghiệm thông qua việc thực hành thực tế.

Ngoài ra, đối với vị trí này thì khả năng ngoại ngữ, yêu cầu về ngoại hình và kỹ năng giao tiếp là điều không thể thiếu.

5. Một số vị trí việc làm tiêu biểu của lễ tân

5.1 Lễ tân khách sạn

Đây là vị trí đáng mơ ước, được yêu thích bởi phần lớn các bạn trẻ hiện nay khi mà ngành dịch vụ đang ngày càng có những bước phát triển mạnh mẽ. Công việc chủ yếu của nhân viên lễ tân khách sạn thường liên quan đến công tác hỗ trợ check in/check out cho khách hàng. Đồng thời, chịu trách nhiệm  phát sinh trong quá trình lưu trú của khách hàng tại khách sạn như: tư vấn các dịch vụ đi kèm, giải đáp các thắc mắc có liên quan, xử lý các phàn nàn về sản phẩm, dịch vụ của khách sạn (nếu có).

Lễ tân khách sạn

5.2 Lễ tân nhà hàng

Quản lý đặt bàn chính là công việc điển hình của nhân viên lễ tân nhà hàng. Cụ thể, bạn sẽ chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý thông tin đặt bàn từ khách hàng thông qua trao đổi trực tiếp tại nhà hàng hay qua điện thoại.

Vị trí này đòi hỏi bạn cần nắm rõ các thông tin về lượng khách và số bàn trống hiện tại nhằm hỗ trợ nhanh chóng, tránh để khách hàng chờ đợi lâu. Trường hợp hết ca, bạn cần báo cáo tình hình lại cho cấp trên.

5.3 Lễ tân văn phòng

Nhân viên lễ tân văn phòng là người chịu trách nhiệm về các hoạt động văn thư, hành chính như tiếp đón khách hàng, tiếp nhận cuộc gọi, giao/nhận giấy tờ,... Đây là vị trí quan trọng, góp phần đảm bảo sự trơn tru trong quá trình hoạt động của các phòng ban.

5.4 Lễ tân phòng khám

Nếu vị trí lễ tân phòng khám là công việc mà bạn đang quan tâm thì hãy chắc chắn rằng bản thân có thể đảm nhận tốt những công việc sau: tiếp nhận thông tin về nhu cầu khám bệnh của khách hàng; sắp xếp lịch khám phù hợp; tiếp đón khách hàng; theo dõi hồ sơ khám, chữa bệnh; thông báo lịch tái khám khi cần; hỗ trợ những công tác hành chính khác tại phòng khám;...

5.5 Lễ tân Spa – thẩm mỹ viện

Là một lễ tân Spa – thẩm mỹ viện, ngoài các công việc cơ bản của nhân viên lễ tân nêu trên, bạn cần thực hiện tư vấn, giới thiệu các gói sản phẩm, dịch vụ làm đẹp hiện có của đơn vị đến khách hàng.

Lễ tân Spa – thẩm mỹ viện

6. Những kỹ năng cần có nếu muốn trở thành nhân viên lễ tân

6.1 Chú ý chăm chút cho ngoại hình

Vì tính chất công việc, ngoại hình là một trong những điều kiện không thể thiếu khi ứng tuyển nhân viên lễ tân. Nhiều nơi sẽ đưa ra các yêu cầu cụ thể về khuôn mặt, chiều cao. Tuy nhiên, trên mặt bằng chung thì sẽ là những yêu cầu về tác phong chuyên nghiệp, trang phục gọn gàng, cử chỉ, thái độ thân thiện với khách hàng.

Bên cạnh đó, vì lễ tân là người tiếp xúc trực tiếp đầu tiên với khách hàng nên hãy cố gắng tạo một ấn tượng thật tốt. Nụ cười chính là một “vũ khí” tối ưu. Hãy cố gắng rèn luyện, biết cách vận dụng thật tốt nghệ thuật mỉm cười đúng lúc để tạo được thiện cảm tốt nhất cho khách hàng, mang lại một hình ảnh đẹp cho doanh nghiệp.

6.2 Nắm rõ kiến thức nghiệp vụ về lễ tân

Hãy đảm bảo rằng bạn đã hiểu rõ về công việc của mình. Bởi nếu bạn mắc lỗi trong quá trình làm việc, các lỗ hỏng về kiến thức cũng như không giải đáp được các vấn đề, thắc mắc của khách hàng thì sẽ dẫn đến sự không hài lòng từ họ, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty. 

6.3 Kỹ năng giao tiếp tốt

Nhân viên lễ tân mỗi ngày đều phải tiếp xúc, giao tiếp với rất nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Do đó, việc có kỹ năng giao tiếp tốt là yêu cầu không thể thiếu. Đây sẽ là một trong các yếu tố then chốt giúp tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng cũng như mang lại giá trị cho công ty.

6.4 Giao tiếp tiếng Anh một cách thông thạo

Phần lớn các nhà hàng, khách sạn, công ty hiện nay đều không chỉ cung cấp dịch vụ cho khách hàng trong nước mà còn cả những khách hàng nước ngoài. Vì vậy, ngoài kỹ năng giao tiếp thì khả năng ngoại ngữ cũng là một điểm cộng lớn cho bạn nếu có mong muốn tìm việc làm nhân viên lễ tân. Đây cũng là yêu cầu bắt buộc ở nhiều đơn vị hiện nay nhằm đảm bảo chất lượng, hiệu quả công việc.

Vì khách hàng có thể là người trong hay ngoài nước nên thông thạo tiếng Anh là kỹ năng cần có của lễ tân

6.5 Kỹ năng xử lý tình huống

Thái độ làm việc chuyên nghiệp, luôn có sự linh động trong mọi tình huống cũng là một trong các kỹ năng quan trọng cần chú ý của một nhân viên lễ tân. Bởi trên thực tế, không phải khách hàng nào cũng vui vẻ, dễ chịu. Khi gặp những tình huống dù tốt hay xấu, to lớn hay nhỏ nhặt, bạn cần luôn duy trì được sự bình tĩnh, tác phong nhẹ nhàng, khéo léo, hãy luôn lắng nghe, thấu hiểu và ghi nhận các góp ý từ khách hàng, đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu để xử lý tình huống một cách hợp lý, hợp tình nhất.

6.6 Kỹ năng tin học văn phòng

Đối với kỹ năng tin học văn phòng, tuy không cần đáp ứng yêu cầu cao như nhiều vị trí khác nhưng bạn cũng cần nắm được những thao tác cơ bản, cần có trong việc sử dụng các phần mềm quản lý nhà hàng, khách sạn nhằm phục vụ tốt nhất cho công việc như: kỹ năng thống kê số lượng khách hàng, số phòng hiện có, thanh toán chi phí,... Điều này sẽ giúp bạn đáp ứng, giải quyết nhanh chóng các nhu cầu từ khách hàng, tránh trường hợp làm gián đoạn công việc hay hành trình trải nghiệm của khách hàng.